Informace k účetní uzávěrkám

Technická specifikace pro předávání digitalizovaných listin do Sbírky listin veřejného rejstříku

Tento dokument definuje podrobnější technické a organizační aspekty při předávání PDF dokumentů pro zařazení do Sbírky listin.

Listiny určené k založení do Sbírky listin je nutné zasílat příslušnému rejstříkovému soudu podle místa zápisu osoby. U kterého rejstříkového soudu je osoba zapsána a vedena, zjistíte z výpisu z veřejného rejstříku. Rejstříkový soud však neodpovídá za obsah listin zveřejněných na internetových stránkách veřejného rejstříku a neodpovídá ani za případný nesoulad jejich obsahu se stavem skutečným.

Upozorňujeme podatele, že v souladu s:
§ 22 zákona č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob, a
§ 18 nařízení vlády č. 351/2013 Sb., kterým se mimo jiné upravují některé otázky Obchodního věstníku a veřejných rejstříků právnických a fyzických osob, musí být listiny určené k zakládání do Sbírky listin, jimiž se nedokládají skutečnosti uvedené v návrhu na zápis, změnu nebo výmaz zápisu ve veřejném rejstříku, zaslány rejstříkovému soudu v elektronické podobě v datovém formátu Portable Document Format (PDF).

Dále musí být pro listiny ve formátu XHTML nebo PDF a dodržena tato pravidla:
1. Každá jednotlivá listina se předává jako právě jeden XHTML nebo PDF dokument; není tedy možné rozdělit jednu listinu do více PDF dokumentů ani slučovat více listin do jednoho PDF dokumentu.
2. Doporučujeme Vám ověřit si, zda žádná část Vámi poskytované listiny neobsahuje informace, které nemohou být podle zákona zveřejněny. Pokud tomu tak bude, soud bude nucen PDF dokument odpovídající dané listině celý odmítnout.
3. Velikost předávaných PDF dokumentů je omezena a nesmí přesáhnout 150kB na 1 stránku listiny; např. listina o 20 stránkách může tedy mít maximálně 3 MB.
4. Je vhodné, aby Vaše PDF listina (pokud je to možné) byla raději vytvořena převodem z vstupních textových dokumentů (např. z MS Word) než aby byla získána jako grafický obraz (a to jak softwarově - pomocí grafického editoru nebo prostřednictvím naskenování z papírových podkladů). Nástroje na převod vstupních dokumentů do PDF dokumentu naleznete např. na Wikipedii v hesle Seznam PDF softwaru. označené jako konvertory nebo generátory
5. PDF dokumenty nesmí být zašifrovány (ani heslem), nesmí obsahovat žádné vložené soubory (datové, závadný software, další pdf soubory, apod.) a nesmí být omezena možnost jejich tisku.

Listiny ve formátu PDF je možné rejstříkovým soudů zasílat na kontaktní údaje, které jsou zveřejněny na internetových stránkách příslušného rejstříkového soudu a to následujícími způsoby:
1. Datovou schránkou
2. Na elektronickou adresu soudu (emailem)
3. Prostřednictvím online podání do Sbírky listin dostupného přes https://or.justice.cz/ias/ui/podani
4. Webovou aplikací ePodatelna dostupnou z www.justice.cz
5. Na technických nosičích dat CD-R, CD-RW, DVD-R, DVD+R, DVD-RW, DVD+RW

Maximální velikost všech PDF dokumentů pro jedno podání zaslané datovou schránkou, emailem, online podáním nebo přes webovou ePodatelnu je 10 MB. Pokud bude velikost PDF dokumentu větší, je třeba listiny zaslat na technickém nosiči dat (poštou či osobně na podatelně soudu).

ad 1) Podání s listinami zaslané datovou schránkou podepsáno elektronickým podpisem být nemusí. To však platí pouze v případě, kdy jsou listiny zasílány z datové schránky osoby, která je ve veřejném rejstříku právnických a fyzických osoba zapsána, a které se založení do Sbírky listin týká. Pokud jsou listiny zasílány z datové schránky jiné osoby (např. advokát, účetní firma atd.) musí být podepsány uznávaným elektronickým podpisem nebo musí být přiložena elektronicky podepsaná plná moc, popř. plná moc, která byla autorizovaně konvertována, event. odkaz na plnou moc, která je již u soudu založena.

ad 2, 3, 4) Podání s listinami zaslané emailem, prostřednictvím online podání nebo webovou aplikací ePodatelna musí být podepsáno uznávaným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb. Tento požadavek vychází z ustanovení § 22 odst. 3 zákona č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob a § 11 zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu.

ad 5) K technickým nosičům dat musí být přiložen průvodní dopis, který vlastnoručně podepíše statutární orgán. Pokud listinu zasílá jiná než zapsané osoba (advokát, účetní firma atd.), musí být přiložena podepsaná plná moc nebo odkaz na plnou moc, která je již u soudu založena.

Pro řádný příjem listin ve formátu PDF musí být rovněž splněny veškeré další požadavky dle vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby (datová zpráva nebo PDF listina nesmí obsahovat škodlivý kód, nesmí být poškozena atd.). Veškeré požadavky naleznete na internetových stránkách rejstříkového soudu.

Dodržením výše uvedených bodů umožníte, aby Vámi poskytnutá listina v PDF formátu byla bezproblémově do Sbírky listin založena a poté i zpřístupněna.

Výkaz o majetku a závazcích ke stažení zde

V Praze dne 6.1.2014 Ministerstvo spravedlnosti České republiky